Digitaler Lieferschein mit Stift und Papier

Über 200 000 Lieferscheine pro Jahr

„Wenn ein Kunde bei uns anruft und nachfragt, was mit der Lieferung ist, konnten wir bisher keine Auskunft geben. Wir mussten versuchen den Fahrer telefonisch zu erreichen und ihn bitten, den Lieferschein zu faxen. Der Aufwand dafür war enorm und der Kunde unzufrieden.“, so Anke Adler, IT-Leiterin der maxit Baustoffwerke GmbH. maxit stand vor der Herausforderung, die ca. 700 täglich anfallenden Lieferscheine zeitnah von den Fahrern mit der Kundenunterschrift versehen, wiederzubekommen, um sie zentral im Werk Krölpa EDV-technisch zu erfassen, zu archivieren und die Aufträge an die Faktura zu übergeben. Folgende zentrale Probleme forderten eine innovative Lösung:

Die Lieferscheine benötigten bis zu drei Wochen, vom Zeitpunkt der Auslieferung beim Kunden, bis sie in Krölpa zur Nachbearbeitung vorlagen.

Kunden konnte bei Rückfragen zu einer Lieferung häufig keine Auskunft gegeben werden, da meist die Lieferpapiere noch nicht vorlagen, sondern sich noch auf dem LKW befanden.

Lieferscheine gingen teilweise verloren.

Das Papierarchiv nahm unglaubliche Ausmaße an (wegen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren) und war nicht mehr zu verwalten. Ältere Lieferscheine waren dort nicht mehr aufzufinden.

Die bestehenden Nadeldrucker waren teuer im Betrieb und in der Wartung.

Gleichzeitig schreiben und digitalisieren

„Für den Anwender ändert sich bei unserer Lösung kaum etwas. Er schreibt wie gewohnt mit einem Stift auf seinem Papierformular mit dem kleinen Unterschied, dass die Daten über ein Mobiltelefon direkt in die Zentrale verschickt werden.“ erläutert Schüßler das System. Die digitale Erfassung der Informationen erfolgt dabei automatisch, ohne dass der Anwender etwas Besonderes berücksichtigen muss. Für die Anwender fallen aufwändige Schulungen und umständliches und fehleranfälliges Einarbeiten weg.

Vom Stift aus werden die Daten anschließend per Bluetooth an ein Handy übertragen. Das Handy übermittelt sofort und vollkommen automatisiert die empfangenen Daten über eine verschlüsselte Internetverbindung an einen zentralen Server. Dort werden die empfangenen Daten mittels eines Handschriftenerkennungssystems automatisch bearbeitet und stehen digital für beliebige EDV-Systeme zur Weiterverarbeitung zur Verfügung.

Umsetzung der Lösung in der Praxis

Das Einfügen der Barcodes auf einem Teil der Lieferscheine war nötig, da nicht alle Subunternehmen den EasyPen einsetzen. Es musste ein Weg gefunden werden, die unterschriebenen Lieferscheine trotzdem automatisch im Dokumentenmanagementsystem abzulegen. Dies geschieht nun über den Barcode, der die Lieferscheinnummer und die Kundennummer enthält und so automatisch über einen Scanner digitalisiert und  im Dokumentenmanagementsystem abgelegt werden kann.

Die Fahrer nehmen nun am Morgen die Lieferscheine für Ihre Tour wie gewohnt mit. Wenn Sie die Ware auf der Baustelle ausgeliefert haben, wird dies per Unterschrift mit dem EasyPen auf dem Lieferschein quittiert. Zusätzlich können noch Anmerkungen erfasst werden, die anschließend mit über das Mobiltelefon des Fahrers übertragen werden. Der Lieferschein bleibt auf der Baustelle als Nachweis für den Kunden. Maxit hat in diesem Moment schon die Daten digital als PDF vorliegen und der zuständige Sachbearbeiter erhält zusätzlich noch eine E-Mail mit dem ausgefüllten Lieferschein zur Rechnungsstellung und Weiterverarbeitung.

Service verbessert und Kosten gespart